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Excel常见输入技巧



2017-06-22 15:46:41 来源: 作者: 【 】 浏览:688次 评论:0

  excel不仅要学如何处理数据,还要学如何输入数据,只有保证源表格的规范性才能保证分析数据的准确性。

输入技巧,你不知道的时候很神秘,可是一旦了解了,你就会发现其实只是一层“窗户纸”而已,哪有那么多的神秘可言呢,就让我来带大家捅破这层“窗户纸”吧。

 

1.强制换行

Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前单元格的输入,光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,如果你是想在单元格中分行,则必须在单元格中硬输入回车,即按住Alt键的同时按enter键。

 

2.输入分数

分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输入“1/2”,按回车键则显示“12日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入“0 1/2”。

 

3.输入负数

在单元格中输入负数时,我们一般是在负数前输入-”作标识,但还有另外一种方法,就是将数字置在()括号内来标识,例如在单元格中输入“(4)”,则会自动显示为“-4”。

 

 

4.输入货币值

Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民币符号,可以选择自动套用格式。

 

5.输入日期

在单元格中插入当前日期,按键盘上的Ctrl+;组合键。

 

6.输入时间

在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。

 

7.输入比值

如何在excel中输入比值(1:3),单元格式设置为文本即可。先设成文本格式,再输入。如果不设置,直接输入会变成时间。

 

8.输入以0开头的数据

Excel单元格中,输入一个以“0”开头的数据后,往往在显示时会自动把“0”消除掉。要保留数字开头的“0”,其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘ ”(单引号)。

 

9.输入百分数

在单元格中输入一个百分数(如70%),按下回车键后显示的却是0.7。出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了,只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。

 

10.上下标的输入

在单元格内输入如102类的带上标(下标)的字符的步骤:

(1)按文本方式输入数字(包括上下标),如102键入\'102

(2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符,上例中应选定2

(3)选中格式菜单单元格命令,产生[单元格格式]对话框;

(4)[字体]标签中选中上标(下标)复选框,再确定。

 

11.多张工作表中输入相同的内容

几个工作表中同一位置填入同一数据时,可以选中一张工作表,然后按住Ctrl键,再单击窗口左下角的Sheet1Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表,接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据,此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。

 

12.不连续单元格填充同一数据

选中一个单元格,按住Ctrl键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据,然后按住Ctrl键,同时点击一下回车,在所有选中的单元格中都出现了这一数据。

 

13.快速清除单元格的内容

如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注,就不能简单地应用选定该单元格,然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围;单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令,这些单元格就恢复了本来面目。

 

14.将单元格区域从公式转换成数值

有时,你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。

 

15.快速给数字加上单位

需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值),然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入#”立方米”,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。

 

16.巧妙输入位数较多的数字

大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码),则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个英文状态下的单引号“'”就可以了。

 

17.录入准考证号码

最近收到很多学生的纸质简历,其中有一类准考证号,例如2103021,发现他们有一个共同点,就是前四位都一样是2103,后三位是随机的,那在一列中如何快速输入呢,其实我们只需要用自定义格式,设置成2103000即可。之后输入,我们只需要输入后三位就行了。

 

18.数据有效性(数据验证)

数据有效性(2016版是数据验证),在这里可以设置数据的类型:整数、小数、序列、文本、日期、时间等等,同时也可以限制数据的最大值和最小值,只要输入的内容不符合设置的条件,就会出现提醒,是非常好用的验错工具。

 

上面介绍了excel的输入类型,这层“窗户纸”已经帮大家捅破了,但excel是一个“熟练工种”,一定要经常练习才能记得住


Tags:Excel 常见 输入 技巧
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